O histórico do documento permite visualizar todas as ações realizadas sobre um documento dentro de um processo.
Esse recurso foi criado para garantir transparência e rastreabilidade, especialmente em situações onde documentos podem ser substituídos ou corrigidos ao longo da execução.
Por que o histórico do documento é importante
Em processos com documentos obrigatórios, alguns usuários podem adicionar arquivos apenas para avançar a etapa — mesmo que ainda não sejam os documentos corretos.
Sem rastreabilidade, isso pode gerar problemas como:
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Dificuldade para identificar quem enviou um documento incorreto
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Substituições que não ficam evidentes
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Perda de confiança na informação registrada
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Discussões sobre “o que estava lá antes”
O histórico do documento resolve esse problema ao registrar todas as ações realizadas, permitindo reconstruir exatamente o que aconteceu.
O que é registrado no histórico
Cada ação relacionada ao documento gera um registro, incluindo:
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Envio de documento
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Remoção de documento
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Substituição por outro documento
Cada registro mostra:
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Data e hora da ação
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Usuário responsável
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Nome do arquivo enviado ou removido
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Justificativa (em caso de remoção do documento)
Como funciona o histórico do documento
Dentro da tarefa, ao clicar para visualizar um documento, é possível abrir o histórico do documento.
Diferença entre histórico do processo e histórico do documento
O Holmes também possui um histórico geral do processo, que registra eventos como envio e remoção de documentos.
No entanto, o histórico do documento vai além:
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O histórico do processo mostra o que aconteceu
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O histórico do documento mostra quais documentos passaram por aquela etapa ao longo do tempo
Ou seja, enquanto o histórico do processo registra eventos, o histórico do documento permite visualizar e acessar cada documento que já esteve anexado.
Importante: histórico não é versionamento de documento
O histórico do documento garante a rastreabilidade dentro do processo, permitindo visualizar tudo o que já aconteceu com aquele documento ao longo da execução.
Na central de busca, o comportamento é diferente:
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Ao buscar por processos, é possível acessar todo o histórico e entender tudo o que aconteceu, incluindo documentos anteriores
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Ao buscar por documentos, é exibido apenas o documento atual (o mais recente)
Ou seja, o histórico permite entender a evolução dentro do processo, enquanto a busca por documentos mostra apenas o estado final.
Quando usar o histórico do documento
Esse recurso é especialmente útil quando:
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Há documentos obrigatórios em etapas do fluxo
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Existe necessidade de auditoria ou controle
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Documentos podem ser substituídos ao longo do processo
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É importante garantir transparência entre equipes